Checklist antes de contratar una agencia BTL

Para qué sirve este checklist

Contratar una agencia BTL con la propuesta equivocada o sin verificar los puntos clave es uno de los errores que más se repiten en equipos de marketing. No porque el equipo no sepa lo que quiere, sino porque en el proceso de evaluación se priorizan los elementos visibles (presentación, portafolio, precio) y se pasan por alto los que realmente determinan el resultado.

Este checklist está organizado en seis áreas. Úsalo antes de firmar con cualquier agencia, incluyendo Improve Yourself.

1. Sobre la propuesta

Verifica estos puntos antes de aceptar cualquier cotización:

• La propuesta está desglosada por línea: producción, personal, supervisión, logística, reporte y fee de agencia separados
• El total de la propuesta coincide con la suma de las líneas (sin montos flotantes o sin especificar)
• Los entregables están definidos con claridad: qué incluye y qué no incluye cada línea
• El plazo de producción y el cronograma están escritos, no solo prometidos verbalmente
• Está claro qué sucede si el alcance cambia después de firmar y cómo se gestiona ese ajuste

2. Sobre el equipo

El equipo que firma el contrato no siempre es el que ejecuta. Verifica:

• Sabes quién va a ser el ejecutivo de cuenta responsable del proyecto desde el inicio hasta el cierre
• Sabes quién va a estar en sitio el día de la activación y cómo contactarlo en tiempo real
• El supervisor de campo tiene autoridad para tomar decisiones sin necesitar consulta constante a la agencia
• La agencia puede presentarte al supervisor antes de la ejecución, no solo describírtelo

3. Sobre el personal de campo

Las impulsadoras y promotoras son la cara de tu marca. Verifica:

• El proceso de selección del personal está definido: cómo eligen el perfil, qué criterios aplican
• Hay una sesión de capacitación previa sobre el producto, el mensaje y la mecánica antes de salir al campo
• Los uniformes están contemplados en la propuesta y está claro quién los provee
• Existe un protocolo de reemplazo en caso de inasistencia el día de la activación

4. Sobre la producción

La producción define cómo se ve la marca en el campo. Verifica:

• La producción gráfica y de stand es a medida para tu marca, no material reciclado de otro cliente
• Si la agencia terceriza la producción, tienes acceso al plazo de entrega del proveedor y a una muestra de aprobación
• El proceso de aprobación de artes incluye un tiempo suficiente para correcciones antes de la fecha de producción
• Está definido quién asume el costo de reproducción si hay un error en los materiales

5. Sobre el reporte de cierre

Sin reporte no puedes medir la inversión ni mejorar la siguiente campaña. Verifica:

• El formato del reporte está especificado en la propuesta: qué métricas incluye, cuándo se entrega y en qué formato
• El reporte incluye fotografía de cobertura de cada punto de activación
• Las métricas del reporte corresponden al objetivo definido al inicio, no solo a datos que son fáciles de contar
• Puedes ver un ejemplo de reporte real de una activación anterior antes de firmar

6. Sobre las condiciones contractuales

Lee el contrato antes de firmar y verifica:

• Las condiciones de cancelación están escritas: qué pasa si cancelas y con cuánto tiempo de anticipación
• Está claro qué sucede si la agencia no cumple un entregable específico (reposición, penalidad, crédito)
• El contrato especifica quién es responsable ante imprevistos de fuerza mayor (lluvia, cierre del venue, restricciones municipales)
• Los derechos sobre el material producido (gráficas, fotos, video) están definidos y corresponden a la marca

Cómo usar este checklist

No es necesario que todos los puntos estén perfectamente resueltos antes de firmar: en proyectos de mayor envergadura, algunos detalles se afinan durante la planificación. Lo importante es saber cuáles están abiertos y tener un acuerdo claro sobre cuándo y cómo se resolverán.

Si alguna agencia no puede responder las preguntas de este checklist, eso no es una señal de que algo está mal con el checklist.

Si tu marca está evaluando agencias BTL en Lima, puedes solicitar tu propuesta a Improve Yourself aquí y te respondemos cada punto de este checklist antes de firmar.